1.所有归档保存的设备资料应进行系统分类编号，并建立台帐分类存放。做到账目一致，管理科学，便于查阅。
2.图纸的修改、出售、出借和销毁必须经设备动力部领导批准。档案员应每年检查和清点一次库存档案。
3.档案员应保守图纸、文件和进口关键设备的机密，未经设备动力部领导批准，不得查阅或复制。
4、文件技术资料需要修改时，必须经设备动力部领导批准，且不允许删除原尺寸标记，只允许修改到一边，并在记录上签字。
5.档案室应保持整洁安静，严禁烟火。做好防鼠、防尘、防火、防蛀、防盗、防潮、防丢失工作。其他人员不得随意进入仓库。
6.所有借阅设备手册等技术资料必须办理借阅手续，出示上岗证，并填写车间、工号、资料名称、借阅时间、借阅周期、经手人；借阅说明，一般不超过两份，特殊情况需经主管领导批准。
7、技术资料不准外借或转借，一次借阅时间不得超过半个月。
8.外地出差人员凭本单位证明可在档案室借阅，普通资料需经主管领导批准方可外借。
9.所有存档的《蓝兔地图集》不得在说明书中随意拆卸。如需拆卸复制，必须经主管领导批准。
10.新设备开箱验收时，必须将说明书等技术文件交档案室登记入库。否则，数据的损坏和丢失由收件人负责。
11.借款人应妥善保管资料，不得涂改、污损、损坏或丢失。否则，将根据损坏和损失的程度进行赔偿和处罚，每本书逾期不还的罚款不低于50元。
12.借阅者调动工作时，必须将借阅的资料全部还清，经档案签字后，人事部门方可办理调动手续。
13、设备文件的内容和要求
1电力设备卡的要求
1.1设备名称、规格和型号。
1.2设备的日期和序列号。
1.3设备的日期、使用寿命和单位。
1.4设备原值
1.5制造商
2.电机和减速器的设备卡
2.1设备的名称、规格和型号。
2.2技术参数:电压、功率、速比、生产厂家。
2.3技术条件:温度、压力和介质。
设备技术性能清单。
3.1设备名称、详细规格、性能、流量、扬程、温度、压力、转数、电流等运行参数符合技术要求。
3.2设备数量、单位重量和总重量。
3.3设备材料。
3.4设备的制造日期、调试日期和使用寿命。
3.5制造商
3.6设备原值
3.7匹配电机、减速器、规格和型号。
3.8设备备件的采购数据(技术数据、来源、数量和存放地点)
3.8设备安装位置、工号和标记号。
4设备技术文件
4.1设备概述。
4.2设备完好情况表。
4.3设备草图、基础图和吊装图。
4.4设备缺陷和隐患记录
4.5润滑文件。
4.6设备维护记录。
4.7设备易损件的备件信息。
4.8事故记录。
4.9设备改造记录。
4.10设备运行记录。
5设备档案的建立。
5.1设备部应建立A类设备档案。
5.2分厂应建立A、B类设备档案。
5.3车间应建立所有设备档案。
6设备运行记录内容
6.1设备名称和型号。
6.2起止时间。
6.3运行小时，累计运行小时。
6.4启动和关闭的原因。
7设备日常维护资料的整理
7.1严格按照操作规程进行设备的启动、运行和停机，并做好交接记录。
7.2必须严格执行检查制度，认真填写操作记录。
7.3认真做好设备润滑工作，严格执行交接班制度。
7.4保持设备整洁，及时消除泄漏，封存防泄漏管理和检查记录。
7.5备用设备应始终处于良好状态，关闭并密封，闲置设备应检查并保持状态记录。
7.6按照国家和行业有关法律法规，做好锅炉压力容器、起重设备、防雷系统、电气设施的维护、检查和预防性试验资料。
7.7所有在用和备用的生产和辅助生产设备应定期检查。发现缺陷、隐患和不安全因素，应及时消除。不能立即消除的应纳入设备维护计划的资料整理记录中。
8设备更新、改造(报废)资料的整理
8.1设备在使用过程中，由于各种原因，精度降低，厚度减小，强度降低，甚至几何形状改变或损坏。如果设备不能满足技术要求，就必须更新方法、技术数据、工艺和检验记录。
8.2填写设备报废清单、草图、原因一式五份，动力设备部审核，主管领导审批全过程，主管领导签字。
9设备维修按设备维修管理标准数据执行。
9.1机械分类维护标准
9.2维修过程中安全因素和危险源的识别
9.3维护期间环境因素和废物的识别
